RODO

Informacja ogólna dotycząca przetwarzania danych osobowych – ESPH LAZARUS w Elblągu

Administrator danych osobowych

Elbląskie Stowarzyszenie Pomocy Humanitarnej im. Św. Łazarza „Lazarus” z siedzibą przy ul. Skrzydlatej 15a, 82 - 300 Elbląg, tel.: 55 642 70 05, adres e-mail: lazaruselblag@poczta.onet.pl (dalej: Administrator)

Inspektor Ochrony Danych

Elbląskie Stowarzyszenie Pomocy Humanitarnej im. Św. Łazarza LAZARUS wyznaczyło Inspektora Ochrony Danych (IOD) – Annę Smolińską, a także Zastępcę IOD – Natalię Nowak, z którymi kontakt w sprawie przetwarzania danych osobowych możliwy jest pod adresem e-mail: iod.sdslazarus@edpo.pl

Cel, podstawa prawna i czas przetwarzania danych osobowych

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu:

1. Prowadzenia dokumentacji związanej ze Środowiskowym Domem Samopomocy LAZARUS w Elblągu

W przypadku korzystania w z usług prowadzonego ŚDS oraz z usługi świadczenia opieki wytchnieniowej w formie pobytu całodobowego, Państwa dane osobowe przetwarzamy realizując obowiązek prawny nałożony na Administratora na podstawie przepisów prawa – jakim jest zorganizowanie zajęć oraz pobytu dla Uczestników ŚDS. Ich dane w zakresie: imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania i nr telefonu oraz dane ich opiekunów prawnych, przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dane dotyczące stanu zdrowia w zakresie niezbędnym z punktu widzenia organizacji i funkcjonowania ŚDS przetwarzane są na podstawie art. 9 ust. 2 lit. b RODO.

Podanie danych osobowych w wyżej wymienionych przypadkach jest obowiązkowe a ich niepodanie uniemożliwi korzystanie z usług ŚDS. Dane będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa.

2. Realizacji usług opiekuńczych

W przypadku korzystania z pomocy udzielanej osobom, które ze względu na wiek lub niepełnosprawność nie są w stanie funkcjonować samodzielnie i wymagają pomocy, uzyskane dane osobowe przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit.  RODO.

W sytuacji gdy członkowie rodzin lub opiekunowie sprawujący bezpośrednią opiekę nad osobami ze znacznym stopniem niepełnosprawności oraz orzeczeniami równoważnymi ze wsparcia w zakresie zadania publicznego pn.: Świadczenia opieki wytchnieniowej w formie pobytu dziennego zwykłe dane osobowe w zakresie: imienia i nazwiska, imienia i nazwiska opiekunów, daty urodzenia, adresu korespondencyjnego, nr telefonu, adresu e-mail przetwarzane będą jako na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO. Natomiast przetwarzanie szczególnych danych osobowych, m.in. dotyczących zdrowia, informacji na temat  ograniczeń osoby niepełnosprawnej w zakresie komunikowania się lub poruszania się lub innych zgodnie z kartą oceny stanu danej osoby jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym na podstawie art. 9 ust. 2 lit. g RODO.

Podanie danych osobowych jest obowiązkowe a ich niepodanie uniemożliwi korzystanie z w.w wsparcia. Dane będą przechowywane przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, a następnie z uwzględnieniem przepisów dotyczących archiwizacji.

3. Świadczenia osobom ciężko chorym pomocy socjalnej i materialnej

W przypadku osób ubiegających się o przyznanie pomocy socjalnej lub materialnej przetwarzanie ich danych osobowych (imienia i nazwiska, imienia i nazwiska opiekunów, adres zamieszkania lub pobytu, sytuacji życiowej, rodzinnej i ekonomicznej) jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora jakim jest pomoc w sfinansowaniu kosztów związanych z m.in. leczeniem lub wyżywieniem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.  Natomiast przetwarzania szczególnych danych osobowych, m.in. dotyczących zdrowia dokonuje się w ramach uprawnionej działalności prowadzonej przez Administratora na podstawie art. 9 ust. 2 lit. d RODO.

Podanie danych jest obowiązkowe a ich niepodanie uniemożliwi przyznanie pomocy socjalnej lub materialnej. Dane przechowywane będą przez okres 5 lat liczonych od roku następującego po roku ostatniej czynności księgowej, zgodnie z ustawą o rachunkowości.

4. Realizacji usług pielęgniarskich

W przypadku usług realizowanych dla osób, które z powodu wieku, choroby lub innych przyczyn wymagają pomocy innych osób przetwarzanie danych osobowych (imienia, nazwiska, danych opiekuna prawnego, adresu zamieszkania, nr telefonu, informacji zawartych w wydanej decyzji, informacji o stanie zdrowia) będzie niezbędne do realizacji umowy zawartej z Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Elblągu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Natomiast przetwarzania szczególnych danych osobowych m.in. dotyczących zdrowia dokonuje się w ramach uprawnionej działalności prowadzonej przez Administratora na podstawie art. 9 ust. 2 lit. d RODO.

Podanie danych jest obowiązkowe a ich niepodanie uniemożliwi przyznanie pomocy socjalnej lub materialnej. Dane przechowywane będą przez okres 5 lat liczonych od roku następującego po roku ostatniej czynności księgowej, zgodnie z ustawą o rachunkowości.

5. Zawierania umów

W przypadku zawierania umów cywilnoprawnych, w tym na:

1. wypożyczenie sprzętu rehabilitacyjnego,
2. transport osób i sprzętu rehabilitacyjnego,
3. realizację komercyjnych usług opiekuńczych,
4. przeprowadzanie szkoleń dla bezrobotnych i poszukujących pracy,
5. przeprowadzanie szkoleń i kursów dla pracowników i przyszłych pracowników.

Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz następnie w celu jej wykonania i rozliczenia na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Podanie żądanych danych osobowych jest niezbędne do prawidłowej realizacji ww. usług. Zgromadzone dane przetwarzane będą przez okres niezbędny do wykonania umowy lub do czasu wygaśnięcia roszczeń z jej tytułu, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.

6. Realizacji umowy darowizny

1. w przypadku zlecenia realizacji przelewu na konto bankowe lub wpłaty na konto bankowe przy użyciu karty płatniczej dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, numeru rachunku bankowego, a także w zakresie adresu e-mail, przetwarzane będą w celu realizacji umowy darowizny, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO
2. w celu realizacji obowiązków prawnych spoczywających na Administratorze wynikających m.in. z przepisów rachunkowych, dane przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
3. w zakresie adresu e-mail lub adresu korespondencyjnego w celu przesłania podziękowania za udzielone wsparcie oraz nawiązania relacji z darczyńcami, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora, dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne aby przekazać darowiznę. Dane osobowe w przypadku punktu a) i b) będą przetwarzane przez okres wynikający z przepisów rachunkowych. Natomiast podanie adresu e-mail lub adresu korespondencyjnego, o których mowa w punkcie c) jest dobrowolne i nie jest konieczne do przekazania darowizny. Dane w zakresie adresu e-mail lub adresu korespondencyjnego zostaną usunięte po przesłaniu Państwu podziękowań.

7. Przesłania podziękowań podatnikom przekazującym 1% podatku

W przypadku przekazania 1% podatku i wyrażenia zgody w zeznaniu podatkowym na przekazanie określonych danych tj. imienia, nazwiska, adresu zamieszkania, kwoty przekazanego podatku, a także ewentualnie numeru telefonu oraz adresu e-mail, Państwa dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO  w celu przesłania Państwu podziękowań, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora. Podanie danych jest dobrowolne. Dane osobowe zostaną usunięte po przesłaniu Państwu podziękowań.

8. Prowadzenia korespondencji tradycyjnej oraz elektronicznej poprzez e-mail

W przypadku gdy są Państwo naszymi klientami lub podopiecznymi i wysyłają nam Państwo korespondencję za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub poczty elektronicznej, przetwarzamy dane w celu realizacji zawartej umowy.

Dane z korespondencji, która nie wynika z zawartych umów, przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytania lub przedstawienia oferty. W tym wypadku prowadzenie korespondencji jest naszym prawnie uzasadnionym interesem. Korespondencję przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia jej ciągłości, jednak nie dłużej niż 6 lat.

9. Prowadzenia księgowości

W ramach czynności związanych z wystawieniem faktury lub innego dowodu księgowego, w tym w związku z rozliczaniem zawartych umów. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze. Podanie danych w tych przypadkach jest obowiązkowe. Dane będziemy przetwarzać przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności dotyczących prawa podatkowego.

10. Prowadzenia monitoringu wizyjnego

Administrator prowadzi monitoring wizyjny należących do niego budynków oraz terenu i przetwarza dane osobowe jako swój prawnie uzasadniony interes w celu zapewnienia bezpieczeństwa Pracowników i ochrony mienia. Miejsca objęte monitoringiem wizyjnym zostały oznakowane w odpowiedni sposób. Monitoring prowadzony jest zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy, a nagrania są przechowywane nie dłużej niż 3 miesiące od daty nagrania. Jeżeli nagrania stanowią lub mogą stanowić dowód w sprawie, to przechowywane będą do czasu zakończenia prawomocnego postępowania.

11. Publikacji danych na stronie internetowej oraz portalach społecznościowych

W przypadku publikacji w przestrzeni publicznej (w tym na stronach internetowych oraz portalach społecznościowych, np.: Facebook) danych osobowych podopiecznych lub uczestników realizowanych przez Administratora projektów, w zakresie np.: imienia, nazwiska lub wizerunku, przetwarzane one będą na podstawie udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit a RODO).

Ponadto informujemy, że dane osobowe opublikowane na profilu Facebook (w tym zamieszczone tam posty i komentarze) będą przekazywane do Stanów Zjednoczonych na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Zasady przetwarzania danych przez portal Facebook znajdują się tu: www.facebook.com/legal/terms/dataprocessing/update natomiast zakres stosowanych klauzul umownych znajduje się tu: www.facebook.com/legal/EU_data_transfer_addendum

Informacja o odbiorcach danych osobowych:

Państwa dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom realizującym zadania na rzecz i w imieniu Administratora, takim jak:

1. osobom zatrudnionym lub współpracującym z Administratorem (pielęgniarki, opiekunki środowiskowe),
2. dostawcom wykorzystywanych oprogramowań, w celu zapewnienia ich sprawnego działania z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych i poufności przetwarzania,
3. podmiotom świadczącym usługi pocztowe zgodnie z prawem pocztowym w celu prowadzenia korespondencji tradycyjnej,
4. osobom upoważnionym do kontroli zadań publicznych,
5. innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
6. dane osobowe umieszczone na stronie www oraz na profilu Facebook będą dostępne wszystkim odwiedzającym użytkownikom

Wszelkie ujawnianie danych osobowych prowadzone jest zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wyłącznie w sytuacjach gdy jest to niezbędne w celu realizacji i rozliczania świadczonych usług z zapewnieniem poufności przetwarzanych danych osobowych.

Prawa właścicieli danych osobowych

W związku z przetwarzaniem mają Państwo prawo żądania:

1. dostępu do swoich danych osobowych,
2. sprostowania swoich danych osobowych,
3. usunięcia swoich danych osobowych w przypadkach dozwolonych przepisami prawa,
4. ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w uzasadnionych przypadkach,
6. wycofania udzielonej zgody,
7. przeniesienia danych, które przetwarzane są w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody udzielonej przez właściciela danych lub w celu wykonania umowy.

Aby skorzystać z powyższych praw należy kontaktować się na adres e-mail Administratora lub osobiście w jego siedzibie. Administrator zastrzega sobie prawo weryfikacji tożsamości osoby składającej żądanie.

W związku z przetwarzaniem posiadają Państwo również prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych

Zgodę, udzieloną na przetwarzanie danych osobowych (np. na publikację wizerunku) mogą Państwo wycofać:

1. wysyłając na adres e-mail Administratora wiadomość e-mail z takim żądaniem,
2. osobiście w siedzibie Administratora.

Wycofanie zgody może być złożone wyłącznie przez właściciela danych osobowych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na  zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Administrator zastrzega sobie prawo weryfikacji tożsamości osoby wycofującej zgodę w celu zapewnienia prawidłowej realizacji uprawnień.

*Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

14 marzec, 2022